Presupuesto de arranque de una SL: cómo calcular caja para los primeros 90 días

Una sociedad puede constituirse con rapidez y, aun así, comenzar con una tesorería mal calculada. El presupuesto de arranque no debe limitarse a notaría y registro. Durante los primeros meses aparecen software, seguros, proveedores, cuotas, licencias, impuestos, asesoría y gastos comerciales antes de que todos los clientes paguen. Por eso conviene preparar un plan de caja para noventa días.

El objetivo no es adivinar el futuro con una cifra exacta. Es identificar qué pagos son inevitables, cuándo vencen y qué margen necesita la empresa si las ventas tardan más de lo previsto. Los importes deben adaptarse a cada negocio y tomarse como estimaciones no vinculantes.

1. Separa constitución y puesta en marcha

Los gastos de constitución incluyen las actuaciones necesarias para que nazca la sociedad: denominación, notaría y registro. Otras actuaciones como el acta de titular real o posibles poderes o traducciones no suelen ser necesarios para el hecho de la constitución de la empresa. La puesta en marcha comienza después e incluye banco, certificado digital, software, seguros, página web, contratos, protección de datos y preparación de la facturación.

Mezclar ambos grupos produce una falsa sensación de control. La constitución puede resultar económica, mientras que la actividad necesita una inversión relevante antes de generar ingresos. Para ordenar las partidas conviene revisar el análisis sobre cuánto cuesta mantener una empresa en España.

2. Clasifica los pagos por comportamiento

Los costes fijos aparecen aunque la empresa facture poco: asesoría, software, seguros, banco, alquiler o determinadas cuotas. Los variables cambian con las ventas o la producción: comisiones, transporte, materia prima y subcontratación. Los extraordinarios incluyen fianzas, obras, equipos o registros. Finalmente, los pagos fiscales y laborales tienen fechas concretas y no deben confundirse con el margen disponible.

Reserva por separado el IVA y las retenciones: son fondos destinados a obligaciones fiscales, no caja libre.

Diagrama: cuatro bolsas de caja para los primeros 90 días

Constitución
Notaría, registro y documentación

Operación
Software, seguros, banco y proveedores

Personas
Cuotas, nóminas, PRL y contratación

Impuestos
IVA, retenciones y sociedades

Reserva adicional: retrasos de cobro, imprevistos y meses con ventas inferiores al plan.

3. Construye el calendario de cobros y pagos

Un presupuesto mensual no basta si todas las salidas se concentran en la misma semana. Conviene trabajar por fechas: día esperado de cobro de clientes, domiciliaciones, nóminas, seguros, alquiler, liquidaciones trimestrales y pagos a proveedores. También debe incluirse el plazo real de cobro, no el que aparece en una presentación comercial.

4. Decide qué tareas se gestionan dentro y cuáles fuera

La empresa debe asignar responsables para facturas, bancos, documentación laboral, notificaciones y modelos fiscales. En una microempresa, intentar hacerlo todo internamente suele consumir tiempo del fundador y aumentar los errores. Externalizar no elimina la responsabilidad del administrador, pero aporta calendario, especialización y continuidad.

La propuesta de una asesoría debe definir qué incluye la cuota, qué documentos entrega el cliente, cómo se aprueban los impuestos, quién controla las notificaciones y cómo se custodian los datos. Estos criterios se desarrollan en la guía sobre externalizar la asesoría fiscal, contable y laboral.

5. Incluye los costes que suelen olvidarse

La contabilidad completa, la legalización de libros y el depósito de cuentas existen aunque la sociedad tenga poca actividad. El sistema debe configurarse desde el inicio para que bancos, facturas, activos, deudas y operaciones con socios queden registrados. Puede ampliarse esta cuestión en la guía de contabilidad obligatoria de una SL.

También hay que revisar permisos municipales, obras y requisitos sectoriales antes de comprometer un local. Firmar un alquiler y descubrir después que la actividad no puede desarrollarse allí es uno de los errores más caros. La relación entre local y actividad se explica en la página sobre licencia de apertura y actividad.

6. Capitaliza la sociedad según el plan, no según una cifra simbólica

El capital dinerario puede formalizarse sin certificado bancario si los fundadores declaran en la escritura que responderán solidariamente de la realidad de la aportación, conforme al artículo 62.2 de la Ley de Sociedades de Capital. Se elimina la prueba bancaria, no el dinero: el capital debe existir y estar desembolsado. También pueden aportarse bienes valorables o añadirse un préstamo del socio bien documentado.

Autónomos Pymes Asesoría Online S.L.P. ha constituido más de 3.900 empresas telemáticamente mediante CIRCE durante 14 años. La experiencia indica que el mejor presupuesto no es el más optimista, sino el que permite mantener la empresa operativa mientras llegan los primeros cobros.

Revisa el plan cada semana durante los primeros noventa días. Compara previsión y realidad, actualiza vencimientos y reserva el dinero de impuestos. Una SL no fracasa por tener una hoja de cálculo imperfecta; fracasa cuando descubre demasiado tarde que confundió beneficio previsto con dinero disponible.